Fonctionnement d'une association

Les statuts : ils sont le reflet du projet associatif et du fonctionnement de l’association. Il est possible et recommandé d’actualiser les statuts au fur et à mesure de la vie de l’association, les personnes changent, les modes de fonctionnement évoluent et les objectifs de l’association peuvent être adaptés aux situations nouvelles.

 

Le Conseil d’Administration : il s’agit de l’instance dirigeante de l’association, désignée lors de l’assemblée générale. C’est une instance de réflexion, de proposition, de décision qui s’articule autour des décisions prises en assemblée générale dont elle est le garant. Les membres du conseil d’administration reçoivent une délégation de l’assemblée générale pour assurer le fonctionnement de l’association. Le conseil d’administration rend compte de son mandat lors de l’assemblée générale suivante.

Il est composé de membres de l’association généralement élus par l’assemblée générale. Tout membre du conseil d’administration est considéré comme dirigeant de l’association. Ce sont les statuts qui fixent l’étendue des pouvoirs des administrateurs.

Le Bureau : il représente l’ensemble des membres du conseil d’administration qui ont une fonction particulière : président, secrétaire et adjoint, trésorier et adjoint. Il ne s’agit pas d’une instance de décision supplémentaire ou ayant une autorité supérieure au conseil d’administration. C’est une émanation du conseil d’administration qui prépare les travaux du conseil d’administration et assure le fonctionnement général de l’association au quotidien.

 

L’Assemblée Générale : instance souveraine de l’association. Elle réunit tous les membres dont la présence est prévue par les statuts.

On distingue principalement 2 sortes d’assemblée générale :

L’assemblée générale ordinaire : se réunit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de l’année écoulée tant en terme d’activités qu’en terme financier et se prononce sur les projets.

L’assemblée générale extraordinaire : elle peut être convoquée par le conseil d’administration ou à la demande d’un certain nombre d’adhérents déterminé par les statuts à tout moment de l’année. Elle peut être réunie le même jour que l’assemblée ordinaire mais à un horaire différent. En général, l’assemblée générale extraordinaire ne traite que des sujets précis mentionnés sur l’ordre du jour, sans questions diverses.

 

Le projet d’établissement : définit l’objet de l’association.

Les éléments du projet :

-  La finalité et les objectifs : la finalité qui est l’objectif essentiel du projet associatif peut comprendre plusieurs buts à atteindre ou objectifs. En s’appuyant sur un diagnostic, qui permet d’identifier les besoins, l’association définit des objectifs. A partir de cette analyse, sont déclinés des moyens. Cette démarche aboutit à des actions. L’ensemble permet de rendre lisible le projet sous la forme d’un écrit qui se nomme « statuts de l’association » pouvant être complété par un règlement intérieur.

-  Le programme d’action et les moyens : les objectifs se décomposent en actions et en moyens humains, matériels et financiers qui y sont attribués. Le programme fixe différentes phases et des échéances. Un planning peut enfin répartir les tâches et les responsabilités.

-  Les partenaires du projet : le partenariat est une forme d’entraide mutuelle qui ne se réduit pas à une transaction monétaire (don ou subvention). Solliciter un partenaire revient à analyser les positions et les enjeux réciproques. La réussite n’engage pas qu’un prix à payer mais aussi un savoir-faire à valoriser et un engagement.

-  Le pilotage : il est exercé par tous les adhérents de l’association pour assurer la bonne marche du projet. Ce peut être par délégation, le bureau ou le conseil d’administration, une commission de travail, voire un individu (chargé de mission, salarié). Cette instance ou cette personne veille sur tout ce qui se passe et tient un journal de bord. Elle a une vue d’ensemble qui permet de dire si le cap est maintenu, de pallier les manques, de demander de l’aide si besoin.

-  L’évaluation : elle est mise en place dès la conception du projet pour en valider le déroulement et en vérifier la bonne marche. Elle peut, par délégation, être confiée pour totalité ou partie aux membres du bureau ou du conseil d’administration de l’association. L’évolution du projet est validée chaque année en assemblée générale par l’ensemble des adhérents.

 

Les phases

1)    Définir : c’est le passage de l’idée à la description du projet en termes d’objectifs à atteindre et d’actions à entreprendre. Il s’agit de tester les premières impressions qui donnent l’envie de faire (enquête, repérage…), de vérifier le réalisme et la faisabilité. Le passage à l’écrit est souvent nécessaire pour assurer la mémoire complète concernant le partage du projet avec d’autres, dont de potentiels partenaires.

2)   Organiser : tout se joue autour de l’élaboration du plan d’action et de la constitution du groupe de pilotage. Là il faut décider de qui fait quoi dans l’association pour la réalisation du projet, qui négocie et avec quels partenaires. Si le projet le nécessite, le budget est établi, le plan de financement est lancé, ainsi que le plan de communication une fois les contenus et les destinataires des messages définis.

3)   Réaliser : il s’agit de réaliser le programme d’actions prévues, sous la responsabilité de l’instance de pilotage. Chaque action est coordonnée avec les adhérents et autres partenaires. Il est important de garder des traces (enregistrements audio/vidéo, photos, comptes-rendus…) de chaque moment de la réalisation.

4)   Evaluer : l’évaluation, en forme de bilan, revêt une importance particulière à plus d’un titre :

  • elle valide les acquis, les expériences ré-investissables pour les projets à venir ;
  • elle établit les faiblesses et les difficultés rencontrées dans la perspective d’une meilleure organisation à l’avenir ;
  • elle est un temps d’échanges et d’écoute sur les différents critères d’appréciation suivant les points de vue adoptés ;
  • elle donne un reflet de l’association produit à l’extérieur en mesurant l’impact de cette réalisation.